Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?

Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.

Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.

Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:

• Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
• Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
• Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.

Особенности реализации систем

Реализация системы включает в себя несколько фаз. В начале проекта необходимо исследовать бизнес-процессы в компании, чтобы тщательно спроектировать и разработать программное обеспечение. Не стоит забывать, что качество «железа» тоже играет важную роль, так как подобное оборудование может не выдержать нагрузки. Однако специалисты в области автоматизированных процессов закупок могут учитывать подобные особенности и предложить индивидуальное решение.

После установки программы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Для доступа к системе можно предоставить разрешения как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за закупки в компании. Если компания имеет несколько отделов, то такую систему нужно установить в каждом из них. Рекомендуется начать с тестового периода в первое время. Это поможет сотрудникам ознакомиться с нововведением в спокойной обстановке, а руководству увидеть работу системы в действии.

Проведение автоматических закупок может показаться сложным процессом на первый взгляд, однако компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных решений, имеют отделы технической поддержки, которые готовы помочь с решением вопросов. Главное – выбрать проверенного поставщика данных услуг.

Фото: freepik.com